Por Manuel González Frutos
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12 de marzo de 2019
Ya sea un promotor profesional o particular el control de costes es algo fundamental a la hora de realizar unas obras. Una obra mal gestionada puede un auténtico quebradero de cabeza y, lamentablemente todos conocemos casos en los que los desvíos de presupuestos son importantes (como en las obras públicas). Whether it is a professional developer or an individual, cost control is essential when undertaking construction projects. Poorly managed construction projects can become a real headache, and unfortunately, we are all familiar with cases where budget overruns are significant (such as in public works). What expenses should be considered? A common mistake among private clients who come to our office is that they have obtained information but lack a comprehensive understanding of the entire process. Generally, they have consulted a contractor who provides an approximate cost per square meter. Often, clients believe that by simple arithmetic, they can calculate the final cost of the project. However, this is far from reality. When consulting a contractor, the price usually obtained includes the cost of materials and labor, without considering other factors. To this amount, other costs must be added, depending on the type of project, which may include surveyors, geotechnical studies, architects, quantity surveyors, engineers, licensing fees, waste disposal fees, construction taxes... and the VAT on all of these. Therefore, depending on the type of project, we can talk about cost increases of up to 40% compared to the contractor's price. However, this is not a budget deviation but rather a lack of real information regarding the total costs associated with a construction project. The contractor's cost is not the total cost of the project. In many cases, it seems like costs skyrocket even before the project starts, but the client simply wasn't aware of the expenses they would have to face. How to control costs? It is impossible to know how much a construction project will cost if what needs to be done is not clearly defined. That's why we emphasize to our clients the importance of the design and planning phase, as a well-defined project with a realistic quantity survey will allow us to know the actual cost of the project in advance. As we remind our clients, "it is cheaper to move a line on paper than to move a wall on-site." Therefore, we believe that the best way to control costs is to create a phased design plan, turning the process into a linear one: we complete one phase before moving on to the next. For example, we cannot determine the project budget if the design is not finalized. Reopening closed phases can result in delays (as we cannot follow an efficient production process) or cost overruns (unforeseen work). "It is cheaper to move a line on paper than to move a wall on-site." One of the main causes of budget overruns in construction projects is redesigning during the execution of the works. Before the works commence, we need to have clear answers to the following points: What are we going to do? Scope of the project and design. If we start by wanting to renovate a bathroom and end up renovating the entire apartment, the initial budget will only be enough to support a table. When will the works be completed? Having defined the previous questions will allow us to have a realistic timeline for the project. This enables us to optimize resources and coordinate different trades, avoiding "stoppages" due to missing materials or workers not showing up. These issues lead to delays in the project, and if they are solely the responsibility of the client, it is likely that the additional costs will be passed on, rendering the initial budget only enough to support a table. How are we going to do it? As important as the design itself are the technical solutions and materials. Each element has different construction solutions, and each material has different qualities. It is not the same to paint a wall white as it is to cover it in gold leaf. If we modify these elements during the project (or worse, if they are not defined in advance), the initial budget will only be enough to support a table. How much will it cost? Only if we have followed a linear process in the design, closing each phase before starting the next one, designing before defining materials, defining materials before requesting quotes, and requesting quotes before starting the construction, can we control costs. This way, we can be certain that the initial budget will be sufficient for much more than supporting a table. What about unforeseen circumstances? It is common for unforeseen issues to arise during the construction process, especially in renovation and rehabilitation projects. However, with proper analysis and planning, it is possible to limit them. It is important to distinguish between unforeseen circumstances and improvisation, as they are completely different matters. It is important to distinguish between unforeseen circumstances and improvisation. For all these reasons, it is necessary to work on each stage until it is sufficiently mature to move on to the next one. In this regard, it is not advisable to start the construction, no matter how urgent, without a clear definition of what needs to be done. Our experience and working methodology, both in architecture and interior design, allow us to provide our clients with a realistic initial cost estimate, which is subsequently confirmed when the project is developed. ¿Qué gastos hay que considerar? Un error muy habitual entre los clientes particulares que vienen al despacho es haberse informado, pero sin llegar a tener una visión global de todo el proceso. Por norma general han consultado a un constructor quien les indica un coste aproximado por metro cuadrado y, muchas veces, los clientes creen que, haciendo una simple regla de tres obtendrán el coste final de la obra. Nada más lejos de la realidad. Si se consulta a un constructor, el precio que se suele obtener es el coste de materiales y mano de obra, sin considerar otras cuestiones. A este importe hay que añadir otros costes, dependiendo del tipo de obra, que pueden incluir: topógrafo, estudio geotécnico, arquitecto, arquitecto técnico, ingeniero, tasas de licencias, tasas de residuos, impuesto de construcciones… y el IVA de todos ellos. Por todo ello, en función del tipo de obra podemos hablar de incrementos frente al precio del constructor de hasta un 40%. No obstante, esto no es una desviación en el presupuesto, sino un defecto de información real de los costes totales relacionados con una obra. El coste del constructor no es el coste total de la obra. En muchos casos las obras parece que se disparan en coste antes de empezar, pero simplemente el cliente desconocía los gastos a los que debe hacer frente. ¿Cómo controlar los costes? Es imposible saber lo que va a costar una obra si no está claramente definido lo que se quiere hacer. Por ello, nosotros insistimos mucho a nuestros clientes en la fase de diseño y planificación, ya que un proyecto definido con un estado de mediciones realista nos permitirá conocer de antemano el coste efectivo de la obra. Como recordamos a nuestros clientes “es más barato mover una línea sobre el papel que mover una pared en la obra”. Por ello, entendemos que la mejor forma de controlar los costes es trazar un plan de diseño por etapas de tal forma que lo convirtamos en un proceso lineal: cerramos una fase, avanzamos a la siguiente. Por ejemplo, no podemos saber el presupuesto de la obra si no tenemos cerrado el diseño. Abrir fases cerradas puede suponer retrasos (no podemos seguir un proceso de producción eficiente) o desviaciones de coste (trabajos no previstos). “Es más barato mover una línea sobre el papel que mover una pared en la obra.” Uno de las principales causas del desvío de presupuesto en las obras es el rediseño durante la ejecución de los trabajos. Antes de que se inicien los trabajos tenemos que tener respuestas claras a los siguientes puntos: ¿Qué vamos a hacer? Alcance de la obra y diseño. Si empezamos queriendo cambiar un baño y acabamos arreglando todo el piso, el presupuesto inicial solo servirá para calzar una mesa. ¿Cuándo estarán las obras terminadas? Habiendo definido las cuestiones anteriores podremos tener una visión realista sobre el plazo de las obras. Esto permite optimizar los recursos y coordinar a los distintos industriales, evitando los “parones” en la obra porque “falta loquesea” o “no ha venido Fulanito” o hay que rehacer. Estas cuestiones suponen retrasos en la obra y, si son debidas exclusivamente al promotor, es probable que se le repercuta en el precio, por lo que el presupuesto inicial… solo servirá para calzar una mesa. ¿Cómo lo vamos a hacer? Tan importante como el diseño son las soluciones técnicas y los materiales. Para cada elemento hay distintas soluciones constructivas y para cada material hay distintas calidades: no es lo mismo pintar una pared de blanco que forrarla de pan de oro. Si modificamos estos elementos durante la obra (o, peor, no están definidos con anterioridad), el presupuesto inicial solo servirá para calzar una mesa. ¿Cuánto va a costar? Solo si hemos seguido un proceso lineal en el diseño, cerrando cada fase antes de empezar la siguiente, diseñando antes de definir materiales, definiendo materiales antes de solicitar presupuestos, solicitando presupuesto antes de iniciar la obra, sin modificaciones ni reaperturas de las fases, podremos controlar el coste, sabiendo, con certeza, que el presupuesto inicial servirá para mucho más que para calzar una mesa. ¿Y los imprevistos? Es muy habitual que, a lo largo del proceso vayan surgiendo imprevistos, especialmente cuando se trata de actuaciones de reforma y rehabilitación, pero con un correcto análisis y consecuente planificación, será posible limitarlos. Es importante distinguir el imprevisto de la improvisación, ya que son cuestiones totalmente diferenciadas. Es importante distinguir el imprevisto de la improvisación. Por todo ello, es necesario trabajar cada etapa hasta que esté suficientemente madura como para poder avanzar a la siguiente. En este sentido, no es aconsejable iniciar la obra, por muchas prisas que tengamos, sin tener definido claramente qué es lo que vamos a hacer. Nuestra experiencia y metodología de trabajo, tanto en trabajos de arquitectura como de diseño interior, nos permiten ofrecer a nuestros clientes una estimación inicial de costes realista, confirmada posteriormente cuando se ha desarrollado el proyecto.